6 ขั้นตอนในการเตรียมองค์กรของคุณสำหรับการปรับใช้ ERP
- ตุลาคม 31, 2021
- Posted by: Siriluck Sukitphittayanon
- Category: Articles-TH
เมื่อพูดถึงการนำระบบ ERP ใหม่มาใช้ในองค์กร การเตรียมพร้อมคือกุญแจสำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการปรับใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณประสบความสำเร็จ
บทความนี้จะแสดง 6 ขั้นตอนในการเตรียมองค์กรของคุณสำหรับการใช้งาน ERP
1. ระบุปัญหา กำหนดเป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์
ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรในปัจจุบันสามารถนำเสนอแนวทางแก้ไขมากมายสำหรับปัญหาต่างๆ ที่องค์กรของคุณกำลังเผชิญอยู่ อย่างไรก็ตาม การระบุเป้าหมาย ขอบเขต วัตถุประสงค์ที่แท้จริงสำหรับการดำเนินการของคุณเป็นสิ่งสำคัญมาก จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุปัญหาหรือความจำเป็นที่แท้จริง จากนั้นจึงมุ่งเน้นที่องค์กรในการแก้ปัญหาและความจำเป็นเฉพาะเหล่านี้ ยิ่งคุณเจาะจงและลงรายละเอียดได้มากเท่าไหร่ การดำเนินการของคุณก็จะละเอียดและแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น
มีองค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ เลือกแนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปในการติดตั้ง ERP เหนือรูปแบบ “บิ๊กแบง” ที่ได้รับความนิยมในปีที่ผ่านมา ซึ่งมักเป็นความเสี่ยงที่น้อยกว่าและเป็นวิธีที่แนะนำมากกว่าในการเข้าใกล้การเปลี่ยนแปลงในขณะที่ให้ประโยชน์ที่เป็นไปได้ เช่น ช่วยให้สามารถแก้ไขข้อบกพร่องและความผิดพลาดก่อนที่จะดำเนินการทั่วทั้งบริษัท
2. การจัดทีมตั้งแต่เนิ่นๆ
กำหนดโครงการภายในหรือหัวหน้าทีมเพื่อเป็นหัวหอกในการดำเนินการของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและรัดกุมได้รับการสื่อสารและจัดทำเป็นเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการสนับสนุนสำหรับเป้าหมาย ขอบเขต และวัตถุประสงค์เหล่านี้ และสอดคล้องกับผู้มีอำนาจตัดสินใจขององค์กรตั้งแต่เนิ่นๆ
การมีคนที่เหมาะสมเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการอาจเป็นปัจจัยสำคัญในการสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ คุณไม่ได้มองหานักเตะธรรมดาหรือผู้เล่นที่มีในทีมของคุณ คุณกำลังมองหานักเตะที่ยอดเยี่ยมและคล่องแคล่ว คุณต้องการเลือกทีมที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้อำนาจ อิสระ และเวลาแก่สมาชิกเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง
3. สร้างกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง
โดยทั่วไป การนำ ERP ไปใช้จะมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ในขณะที่พนักงานของบริษัทใดๆ ก็ตามจะเคยชินกับกิจกรรมประเภทเดิมๆ หรือกิจวัตรประจำวันของพวกเขา และบ่อยครั้งที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจไม่ได้รับการยอมรับโดยง่าย นั่นคือเมื่อการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญและควรได้รับการถักทอเป็นโครงสร้างของการดำเนินการ ซึ่งรวมถึงการให้พนักงานมีส่วนร่วมในการเตรียมกรณีศึกษาทางธุรกิจที่น่าสนใจสำหรับการเปลี่ยนแปลง เป้าหมาย ขอบเขตและวัตถุประสงค์ และเหตุผลที่คุณทำโครงการนี้ ทุกคนต้องมีความสอดคล้องและคุ้นเคยกับกรณีธุรกิจ วิสัยทัศน์ และวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างใกล้ชิด น่าเสียดายที่มักพลาดขั้นตอนพื้นฐานนี้ การเปลี่ยนแปลงมีไว้เพื่อสิ่งเดียวและทั้งหมด และผู้บริหารต้องรับหน้าที่เป็นผู้เผยแพร่ข้อมูลของระบบ ERP ใหม่และปลูกฝังความคิดเชิงบวกเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ให้กับผู้ใช้
การสื่อสารสิ่งนี้ในเชิงบวกกับพนักงานซ้ำๆ จะทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น เนื่องจาก ERP สามารถให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้ก็ต่อเมื่อพนักงานทุกคนยอมรับการเปลี่ยนแปลง
4. การจัดทำเอกสาร การฝึกอบรม และการพิจารณาปัจจัยมนุษย์
เรารู้อยู่แล้วว่า โครงการ ERP จะล้มเหลวหรือไม่ การฝึกอบรมผู้ใช้เป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญ ในทำนองเดียวกัน เอกสารสำหรับผู้ใช้ปลายทางมีความสำคัญในการกำหนดความคาดหวังสำหรับการเปิดตัว ERP พนักงานของคุณจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ ซอฟต์แวร์และการนำทางและเทคโนโลยีใหม่ๆ และคุณจะต้องวางแผนและเตรียมบุคลากรให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้ หากคุณต้องการให้พนักงานของคุณปรับตัวเข้ากับสิ่งเหล่านี้อย่างรวดเร็ว การเตรียมคนให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงอาจเป็นแนวคิดที่เป็นนามธรรมที่สุดในกระบวนการปรับใช้ ERP แต่อย่าละเลยเพียงเพราะคุณไม่สามารถวัดความพร้อมได้อย่างง่ายดาย การเพิกเฉยต่อการฝึกอบรมผู้ใช้และความพร้อมอาจทำให้โปรเจกต์ล่มก่อนที่จะลงมือ
5. ทำความเข้าใจกับกระบวนการของเวนเดอร์ของคุณ
เวนเดอร์ ERP รู้ว่าต้องใช้อะไรบ้างในการติดตั้งซอฟต์แวร์ของตน และได้สร้างวิธีการติดตั้ง ERP เฉพาะเพื่อจัดระเบียบกระบวนการติดตั้งใช้งาน ทำงานร่วมกับผู้จำหน่าย ERP หรือพันธมิตรการใช้งานเพื่อปรับแต่งให้ทำงานภายใต้สถานการณ์เฉพาะของคุณ การพัฒนาความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับปรัชญาของเวนเดอร์ของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณสามารถกำหนดเส้นทางสู่ความสำเร็จที่แข็งแกร่งได้
6. สร้างแผนหลังการดำเนินการ
หลัง Go-Live บ่อยครั้งที่โครงการติดตั้ง ERP สะดุด มีหลายสิ่งหลายอย่างที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อทีมดำเนินการส่งมอบ การสนับสนุนหลังการใช้งานจริงไปยังการสนับสนุนภายในและภายนอก การมีกลยุทธ์สนับสนุนหลังการปรับใช้ที่ชัดเจนล่วงหน้าจะช่วยให้ผู้ใช้ทราบวิธีรายงานปัญหา และเวนเดอร์รู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากผู้ใช้หลังการปรับใช้ สิ่งสำคัญคือต้องมีการสนับสนุนด้านเทคนิคที่เพียงพอทั้งที่และหลังการเผยแพร่จริง เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาของผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็วและป้องกันไม่ให้ทีมของคุณผิดหวังกับระบบ
