8 เหตุผลที่ ERP มีความสำคัญในปี พ.ศ. 2564
- มิถุนายน 22, 2021
- Posted by: Parwinee Piyapongpaisarn
- Category: Articles-TH
ด้วยตลาดซอฟต์แวร์ ERP ทั่วโลกที่คาดว่าจะมีมูลค่า41.69 พันล้านดอลลาร์ภายในต้นปี 2564 ผลกระทบของระบบเหล่านี้จึงชัดเจน แม้ว่าตัวเลขดังกล่าวจะน่าประทับใจ แต่ผู้ที่ไม่เคยใช้ซอฟต์แวร์มาก่อนอาจพบว่าเป็นการยากที่จะเข้าใจว่าทำไม ERP จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของตน แต่ในขณะที่โลกาภิวัตน์บีบคั้นตลาดสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ มากมาย การค้นหาเครื่องมือใดๆ และทั้งหมดเพื่อให้ธุรกิจของคุณมีความได้เปรียบในการแข่งขันจึงเป็นสิ่งสำคัญ สำหรับหลายๆ บริษัท สามารถทำได้โดยการใช้ ERP
ประโยชน์
การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ถูกใช้โดยองค์กรที่ต้องการจัดการหน้าที่ทางธุรกิจภายในระบบแบบรวมศูนย์และแบบบูรณาการ บริษัทที่ทำงานในห่วงโซ่อุปทานมักใช้ ERP เพื่อช่วยติดตามชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดของการผลิตและการจัดจำหน่าย อย่างไรก็ตาม ERP สามารถใช้ได้กับอุตสาหกรรมต่างๆ มากมาย รวมถึงอุตสาหกรรมด้านสุขภาพ กลุ่มที่ไม่แสวงหาผลกำไร การก่อสร้าง และการบริการ องค์กรที่ต้องการจัดการพนักงาน ลูกค้า และสินค้าคงคลังสามารถพึ่งพาประโยชน์ของ ERP ได้
ERP จัดเก็บข้อมูลที่ป้อนทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลเดียว ทำให้ทุกแผนกสามารถทำงานกับข้อมูลเดียวกันได้ นอกจากนี้ ข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถจัดระเบียบวิเคราะห์และทำเป็นรายงานได้ ERP นำความสามารถด้านการจัดการลูกค้า ทรัพยากรบุคคล ระบบธุรกิจอัจฉริยะ การจัดการด้านการเงินสินค้าคงคลังและซัพพลายเชนมาไว้ในระบบเดียว
เหตุใด ERP จึงมีความสำคัญ
ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กรใช้เพื่อจัดการฟังก์ชันทางธุรกิจจำนวนหนึ่งแต่จะมีอะไรดีไปกว่าโซลูชันอื่นๆ อย่างไร แม้ว่า ERP อาจมีเป้าหมายที่คล้ายคลึงกันกับโซลูชันอื่นๆ แต่คุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ทำให้ ERP เป็นคู่แข่งที่โดดเด่นในตลาดซอฟต์แวร์ ต่อไปนี้คือเหตุผลแปดประการที่องค์กรใดๆ ควรพิจารณาถึงความสำคัญของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP):
1. ประหยัดเงินได้มากขึ้น
แม้ว่าผู้ค้าหลายรายจะเสนอราคาที่ยืดหยุ่นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่แพ็คเกจ ERP ยังคงเป็นการลงทุนขนาดใหญ่ สำหรับหลายๆ คน ค่าใช้จ่ายจำนวนมากเพียงอย่างเดียวอาจทำให้ดูเหมือนไม่น่าเป็นไปได้ที่โปรแกรมจะช่วยประหยัดเงินให้กับองค์กรของคุณได้ แต่เมื่อคุณผ่านพ้นการลงทุนใหญ่ไปแล้ว คุณจะเห็นได้ง่ายขึ้นว่า ERP สามารถให้ ROI ที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร
ประการแรก ERP จะรวมระบบจำนวนมากที่อาจกระจัดกระจายในองค์กรของคุณในปัจจุบัน ตั้งแต่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ไปจนถึงบัญชีเจ้าหนี้ พนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับงานของพวกเขาจากระบบที่รวมศูนย์เพียงระบบเดียว
การรวมระบบจะช่วยให้พนักงานของคุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย ERP ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลในหลายระบบ ด้วยฐานข้อมูลกลางทำให้สามารถดึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ องค์กรของคุณประหยัดเงินด้วย ERP โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบต่างๆ ซึ่งไม่เพียงแต่ลดจำนวนเงินที่ใช้ในการฝึกอบรม แต่ยังช่วยลดความพยายามด้านลอจิสติกส์ที่เกี่ยวข้องด้วย แทนที่จะจัดตารางการฝึกอบรมหลายครั้งกับผู้ขายหลายราย คุณเพียงแค่ต้องสื่อสารกับผู้ขายรายเดียว
2. ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน
คุณสมบัติของแอปพลิเคชัน ERP อาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่คุณใช้ แต่โดยทั่วไปแล้ว ระบบทั้งหมดจะปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทางใดทางหนึ่ง ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์เป็นส่วนสำคัญของสิ่งที่ทำให้ ERP ไม่เหมือนใคร ด้วยฐานข้อมูลนี้ คุณให้แหล่งข้อมูลความจริงแหล่งเดียวแก่บริษัทของคุณในการทำงาน ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดจากการทำงานกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และลดต้นทุนลงได้อีก
นอกจากนี้ ฐานข้อมูลกลางยังช่วยลดความลังเลหรือการหยุดชะงักระหว่างโครงการ เนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลทั่วทั้งบริษัทที่ต้องการได้ นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องผสานข้อมูลระหว่างระบบหรือแหล่งที่มาต่างๆ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดได้รับการรวบรวม จัดเก็บ แบ่งปัน และเข้าถึงได้ผ่านระบบเดียว จึงไม่มีความกังวลเกี่ยวกับความถูกต้อง สมบูรณ์ หรือความปลอดภัยของไฟล์ข้อมูล
ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะบอกว่าทีมของคุณอาจป้อนข้อมูลลูกค้าเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกในระบบต่างๆ หลายระบบ หากไม่มี ERP คุณจะเชิญข้อผิดพลาดของมนุษย์เข้าสู่กระบวนการเมื่อสามารถหลีกเลี่ยงได้ง่าย
3. การวิเคราะห์ที่ดีขึ้น
ฐานข้อมูลกลางของข้อมูลยังช่วยในการปรับปรุงการวิเคราะห์และการรายงานของคุณอีกด้วย เนื่องจาก ERP บันทึกและจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ใช้ป้อน ทำให้เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ธุรกิจที่ยอดเยี่ยม ตราบใดที่ผู้จำหน่ายของคุณมีฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่ง ซอฟต์แวร์ ERP จะช่วยให้ทีมของคุณสร้างรายงานต่างๆ ได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น รายงานที่อาจใช้เวลาหลายวันในการค้นคว้าและรวบรวมโดยไม่มี ERP ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
โซลูชัน ERP ส่วนใหญ่มีแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถดูรายงานเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก รายงานเหล่านี้อาจรวมทุกอย่างตั้งแต่งบรายได้และค่าใช้จ่ายไปจนถึง KPI แบบกำหนดเองที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับฟังก์ชันบางอย่าง ความสามารถในการเข้าถึงรายงานเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วช่วยให้คุณและทีมของคุณตัดสินใจได้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณในการสร้างรายงานที่คุณต้องการอีกต่อไป สุดท้ายนี้ โดยทั่วไปรายงานจะมาพร้อมกับระดับการเข้าถึง เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงพนักงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่มองเห็นข้อมูลที่มีค่าของบริษัท
4. ปรับปรุงประสิทธิภาพ
ด้วยวิธีการแบบเดิมๆ งานที่น่าเบื่อจะหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยสิ้นเชิง งานต่างๆ เช่น การสร้างรายงาน การตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังการติดตามใบบันทึกเวลาและคำสั่งประมวลผล ที่ผ่านมาพนักงานได้ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำงานให้สำเร็จ นอกจากจะเสียเวลาแล้ว กระบวนการเหล่านี้ยังลดขวัญกำลังใจของพนักงานและเปิดโอกาสให้ตัวเองเผชิญกับความผิดพลาดของมนุษย์อีกด้วย หลังจากใช้เวลานานนับชั่วโมงในการป้อนข้อมูลบรรทัดเดียวกันในรูปแบบที่แตกต่างกัน แม้แต่พนักงานที่ดีที่สุดก็ยังต้องทำผิดพลาด
หากคุณเลือกโซลูชันที่เหมาะสม ERP จะทำให้งานที่น่าเบื่อที่สุดของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ฐานข้อมูลภายในซอฟต์แวร์ ERP จะขจัดงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การป้อนข้อมูล และช่วยให้ระบบทำการคำนวณขั้นสูงได้ภายในไม่กี่นาที ทำให้สมาชิกในทีมของคุณมีเวลาทำงานที่รอบคอบมากขึ้น เพิ่ม ROI ของคุณเมื่อพูดถึงเรื่องแรงงาน จากนี้ ERP จะเพิ่มผลผลิตประสิทธิภาพและผลกำไรขององค์กรของคุณ
5. ลูกค้ามีความสุขมากขึ้น
การจัดการลูกค้าของคุณไม่เคยมีความสำคัญมาก่อน ในยุคดิจิทัลของเรา ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ หันมาใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อรับคำแนะนำเกี่ยวกับเสื้อผ้าที่จะสวมใส่ อาหารที่กิน และการใช้ชีวิตของพวกเขา และด้วย 84 % ของผู้บริโภคที่ไว้วางใจรีวิวออนไลน์มากพอๆ กับที่เป็นเพื่อน ความคิดเห็นของลูกค้าก่อนหน้านี้จึงส่งผลกระทบได้มากกว่าที่เคย
วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าคือการจัดหาสินค้าและบริการที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง ERP นำเสนอสิ่งนี้ด้วยวิธีต่างๆ สองสามวิธี ประการแรก ERP ส่วนใหญ่มีเครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) หรือสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือได้อย่างง่ายดาย ด้วย ERP ทำให้ CRM ของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลข้ามฟังก์ชันทางธุรกิจได้
นอกเหนือจากข้อมูลติดต่อแล้ว CRM แบบบูรณาการสามารถแสดงรายละเอียดให้คุณเห็น เช่น ประวัติการสั่งซื้อและข้อมูลการเรียกเก็บเงิน ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถเห็นลูกค้าของคุณแบบองค์รวมมากขึ้นเพื่อให้เข้าใจถึงความต้องการและความต้องการของพวกเขาได้ดีขึ้น การมองเห็นลูกค้าที่เพิ่มขึ้นช่วยให้คุณกำหนดกลยุทธ์การขายสำหรับการสร้างโอกาสในการขายที่ดีขึ้น
6. การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการจัดการความเสี่ยงที่ง่ายขึ้น
ในขณะที่บริษัทต่างๆ เติบโตและทำธุรกิจในประเทศต่างๆ การติดตามกฎระเบียบต่างๆ ที่บังคับใช้กับธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องยาก แม้แต่บริษัทในท้องถิ่นก็ยังต้องกังวลเกี่ยวกับกฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อม ความปลอดภัยของข้อมูล และทรัพยากรบุคคลต่างๆ
โชคดีที่ข้อเสนอ ERP จำนวนมากสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงกฎระเบียบเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดในทุกขั้นตอน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ ERP ยังมีเครื่องมือตรวจสอบในตัวเพื่อช่วยในการจัดทำเอกสารต่างๆ เช่น การใช้สารเคมีและข้อกำหนดด้านภาษี ทำให้ง่ายต่อการกำหนดรายงานและส่งไปยังหน่วยงานกำกับดูแลที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ ERP มักมีเครื่องมือในการจัดการความเสี่ยง ความน่าเชื่อถือและความถูกต้องที่เพิ่มขึ้นของโซลูชันนี้ช่วยปรับปรุงการจัดการด้านการเงินโดยรวม เนื่องจากมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลงในระหว่างการทำบัญชี เครื่องมือพยากรณ์ยังอนุญาตให้ผู้ใช้คาดการณ์เหตุการณ์ต่างๆ เกี่ยวกับอุปสงค์แรงงานและงบประมาณ ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะสามารถสร้างงบประมาณกำหนดการและแผนพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้อย่างปลอดภัยยิ่งขึ้น
7. ปรับปรุงการตรวจสอบสินค้าคงคลัง
ความท้าทายที่สำคัญสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตคือการติดตามและตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังที่เพิ่มขึ้น ERP ใช้บาร์โค้ด แท็ก RFID และหมายเลขซีเรียลเพื่อติดตามสินค้าคงคลังของคุณในทุกขั้นตอนระหว่างห่วงโซ่อุปทาน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามระดับสินค้าคงคลังในคลังสินค้าต่างๆ ได้ รายการใดบ้างที่อยู่ในการขนส่ง และรายการใดอยู่บนชั้นวางพร้อมสำหรับผู้บริโภค การมองเห็นคลังสินค้าที่เพิ่มขึ้นช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการหยิบบรรจุและจัดส่งได้อย่างมาก ขจัดการคาดเดาทั้งหมด
การตรวจสอบสินค้าคงคลังยังช่วยสนับสนุนการรายงาน เนื่องจากเทคโนโลยีการติดตามให้ตัวเลขที่แม่นยำยิ่งขึ้น ผู้ใช้สามารถกำหนดค่า KPI ที่กำหนดเองเพื่อดูว่าผลิตภัณฑ์ใดเคลื่อนที่ได้เร็วที่สุด โดยแสดงความต้องการที่มากขึ้น และรายการใดเพิ่มต้นทุนการดำเนินการ ด้วยความแม่นยำที่มากขึ้นจาก ERP ผู้จัดการคลังสินค้าสามารถรับข้อมูลเรียลไทม์เกี่ยวกับสินค้าคงคลังของพวกเขาเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่แม่นยำยิ่งขึ้น
8. ปรับปรุงการวางแผนการผลิตและการจัดการทรัพยากร
นอกจากการจัดการสินค้าคงคลังแล้ว ERP ยังจัดการการผลิตอีกด้วย ERP ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดำเนินงานด้านการผลิตทั้งหมดรวมถึงพื้นที่ร้านค้า ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถปรับตารางการผลิตอุปกรณ์และแรงงานให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มกำลังการผลิตสูงสุด
นอกจากนี้ ERP ยังจัดการ Bill of Materials (BOM) และสินทรัพย์ถาวรของคุณ ด้วยซอฟต์แวร์นี้ ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไข BOM พร้อมกับติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้าทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย การจัดการสินทรัพย์ถาวรทำให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาการบำรุงรักษาอุปกรณ์เพื่อลดเวลาหยุดทำงานที่ไม่คาดคิด ปรับปรุงผลกำไรและความสัมพันธ์ในห่วงโซ่อุปทานของคุณ
สรุป
ความสำคัญของ ERP นั้นมีค่ามากกว่าต้นทุน เวลา และความพยายามเริ่มต้นที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานจริง หากคุณเลือกโซลูชันที่เหมาะสม เป้าหมายการใช้งาน และคำถามที่ถามผู้ขาย ด้วยการวิจัยอย่างถี่ถ้วนและการพิจารณาอย่างรอบคอบ คุณจะพบว่าการใช้ ERP ที่ให้ประโยชน์ทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้นเป็นภาพว่าเหตุใด ERP จึงมีความสำคัญต่อบริษัท
(Source : Sundae Solutions))