แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับแผนภูมิแกนต์ที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการ
19 January 2022
แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับแผนภูมิแกนต์ที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการ

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้กันมากที่สุดแห่งหนึ่งในการจัดการโครงการเพื่อจัดแสดงกิจกรรมต่างๆ และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนซึ่งแสดงตามเวลาที่วางแผนไว้สำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ตลอดจนเวลาที่แน่นอนของระยะเวลาจริง แผนภูมิ Gantt ต่างจากวิธีอื่นๆ ที่ใช้วิธีการแสดงภาพเพื่อแสดงงานที่จะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน ตลอดจนเวลาที่จัดสรรสำหรับการพัฒนา และขั้นตอนที่วางแผนไว้ถัดไปอย่างชัดเจน

 

เช่นเดียวกับแผนภูมิอื่นๆ กิจกรรมจะแสดงรายการทางด้านซ้าย ในขณะที่มาตราส่วนเวลาอยู่ที่ด้านบนสุด แถบแนวนอนใช้เพื่อแสดงทุกงาน (พร้อมข้อมูลเพิ่มเติม เช่น บุคคลที่ได้รับมอบหมาย) วันที่เริ่มต้นที่แน่นอนซึ่งสัมพันธ์กับงานอื่น ระยะเวลา และวันที่สิ้นสุดที่คาดการณ์ไว้ ทำให้ทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจน ความคืบหน้าโดยรวม พวกเขายังสามารถพรรณนาถึงการพึ่งพาอาศัยกัน งานที่ต้องดำเนินการต่อไป

 

แผนภูมิและเครื่องมือการจัดการที่ทันสมัยส่วนใหญ่ใช้เส้นแนวตั้งที่แสดงเวลาปัจจุบันที่แน่นอน โดยสัมพันธ์กับองค์ประกอบที่เล็กกว่าทั้งหมด โดยแสดงเปอร์เซ็นต์ของความสมบูรณ์ของงานแต่ละงานในเวลาที่กำหนดอย่างแม่นยำ

 

แผนภูมิแกนต์แรกได้รับการพัฒนาในปี พ.ศ. 2439 โดย Karol Adamiecki และเรียกว่าฮาร์โมโนแกรม แผนภูมิแกนต์ที่เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันนี้ถูกสร้างขึ้นในช่วงระหว่างปี ค.ศ. 1910 ถึง ค.ศ. 1915 โดย Henry Gantt ซึ่งได้รับการตั้งชื่อตาม ปัจจุบันมีการใช้แผนภูมิแกนต์ในเวอร์ชันที่ซับซ้อนมากขึ้น พร้อมด้วยการติดตามอัตโนมัติและเครื่องมือการจัดการอื่นๆ

 

ปัญหาการจัดการโครงการหลัก

แผนภูมิ Gantt ก็เหมือนกับเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ ตามปกติ แต่มีข้อบกพร่อง แต่ส่วนใหญ่มักเชื่อมโยงกับข้อผิดพลาดของมนุษย์ ส่วนใหญ่เกิดขึ้นเมื่อผู้คนใช้แผนภูมิในลักษณะที่ไม่เพียงพอ

 

ข้อเสียที่พบบ่อยที่สุดที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างงาน - โครงการต้องแบ่งออกเป็นแต่ละขั้นตอนและขั้นตอนย่อยในขั้นต้น ความล้มเหลวในการดำเนินการอย่างถูกต้องจะสร้างแผนภูมิที่ไม่ดี โดยที่องค์ประกอบขาดหายไปหรือรวมเหตุการณ์สำคัญบางส่วนไว้ในที่ที่ควรแยกจากกัน

 

โครงการขนาดใหญ่อาจนำไปสู่แผนภูมิที่สับสนได้ สิ่งเหล่านี้สูญเสียฟังก์ชันการทำงานดั้งเดิมไปบางส่วนและอาจถอดรหัสได้ยาก

 

ทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการกำกับดูแลโดยรวมที่ดีของเวิร์กโฟลว์ และมีคำอธิบายที่ชัดเจนว่าควรดำเนินการแต่ละขั้นตอนอย่างไร ผู้จัดการโครงการที่ดีจะหาวิธีใช้แผนภูมิประเภทนี้อย่างเต็มศักยภาพ ในขณะที่หลีกเลี่ยงหลุมพรางที่เราได้กล่าวถึงในที่นี้

 

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการใช้แผนภูมิแกนต์ให้เต็มที่

แล้วเราจะออกแบบแผนภูมิแกนต์ที่สมบูรณ์แบบได้อย่างไร เราได้เตรียมคำแนะนำที่เป็นประโยชน์บางประการไว้สำหรับคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละโครงการและทุกโครงการจะเสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสม โดยเบี่ยงเบนจากแผนเดิมให้น้อยที่สุด

 

1. ทำเครื่องหมายวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการทั้งหมด

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดของทุกโครงการคือการกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดอย่างชัดเจน เราไม่จำเป็นต้องเน้นย้ำถึงความสำคัญของขั้นตอนนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่นี่ ซึ่งช่วงเวลานั้นจำเป็นต้องแบ่งออกเป็นองค์ประกอบเพิ่มเติมเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ดี

 

2. แบ่งโครงการออกเป็นงานขนาดเล็กและง่ายต่อการติดตาม

ในการสร้างแผนภูมิแกนต์ที่ดี คุณจำเป็นต้องรู้กระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ต้นจนจบ ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อสำรวจขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดและเริ่มจดบันทึก แม้กระทั่งก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างแผนภูมิด้วยตัวมันเอง เริ่มจากส่วนที่สำคัญที่สุดและค่อย ๆ ลงรายละเอียดทุก ๆ อย่าง ลองนึกถึงวิธีการทำงานทั้งหมดนั้นในกรอบเวลาเดิมและจบด้วยจำนวนทรัพยากรบุคคลที่คุณมีอยู่

 

3. งานกลุ่มหรืองานย่อย

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของแผนภูมิแกนต์คือแผนภูมิเหล่านี้แสดงถึงโครงการทั้งหมด คุณจึงสามารถจัดกลุ่มงานต่างๆ ไว้ด้วยกันภายใต้หัวข้อเฉพาะ ข้อมูลนี้จะแสดงให้ทุกคนเห็นว่าต้องทำอะไร และในเวลาใด โดยดูจากแผนภูมิเพียงครั้งเดียว คุณยังสามารถสร้างงานย่อย ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อคุณกำลังทำงานในโครงการใหญ่

 

4. เห็นภาพด้วยสีที่ต่างกัน

การแสดงภาพสามารถมีประสิทธิภาพมากและอาจเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของแผนภูมิแกนต์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากผู้คนมักจะรับรู้สิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้นเมื่อนำเสนอด้วยสีที่ต่างกัน

 

คุณควรใช้สิ่งเหล่านี้สำหรับเหตุการณ์สำคัญที่แตกต่างกัน เพื่อให้ทุกคนมีภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่ต้องทำและเวลาที่ต้องทำ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำเครื่องหมายงานที่เกี่ยวข้องด้วยสีเดียวกัน) ทุกคนจะสามารถค้นหางานของตนได้ง่ายขึ้นเพียงแค่มองหาสีที่เป็นเอกลักษณ์

 

5. กำหนดการอ้างอิง

การกำหนดการพึ่งพาระหว่างองค์ประกอบมีความสำคัญมาก เนื่องจากจะแสดงความสำคัญของแต่ละขั้นตอนและทุกขั้นตอน และจะส่งผลต่อองค์ประกอบอื่นๆ ในแผนภูมิอย่างไร สิ่งนี้ไม่เพียงทำหน้าที่เป็นปัจจัยจูงใจเท่านั้น แต่ยังช่วยลดโอกาสของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นอีกด้วย

 

การขึ้นต่อกันมักจะนำเสนอด้วยลูกศร ซึ่งแสดงให้เห็นและกำหนดลำดับเหตุการณ์ ดังนั้นทุกคนจะทราบลำดับความสำคัญ ด้วยวิธีนี้ คุณจะลดโอกาสที่ผู้คนจะทำงานที่มีความสำคัญน้อยกว่าก่อน และละเลยงานหลัก เพื่อให้แน่ใจว่าทุกโครงการมีความคล่องตัวอย่างสมบูรณ์แบบ

 

อะไรทำให้แผนภูมิแกนต์เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยม

แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมสำหรับปัญหาการจัดการโครงการต่างๆ ดังนั้น ให้พิจารณาเหตุผลสำคัญว่าทำไมคุณจึงควรใช้แผนภูมิเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการจัดการโครงการของคุณ

 

1. คุณสามารถเห็นภาพที่ใหญ่ขึ้น

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณเห็นขอบเขตโดยรวมของทุกโครงการ เนื่องจากกิจกรรมและงานทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและดูว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะเสร็จ คุณยังสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปริมาณงานของสมาชิกในทีมแต่ละคน และรู้ว่าทุกคนต้องทำอะไร และเมื่อใด

 

2. คุณสามารถค้นหาและขจัดปัญหาคอขวดในการจัดการโครงการของคุณ

เนื่องจากคุณสามารถเห็นการพึ่งพาและฝ่ายที่รับผิดชอบได้อย่างชัดเจน คุณจะสามารถระบุและขจัดปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ทันทีก่อนที่จะสายเกินไป โดยทั่วไป แผนภูมิแกนต์จะทำหน้าที่รายงานทั้งหมดให้คุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาปัญหาคอขวดบนแผนภูมิและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานมากเกินไปทับซ้อนกัน? ขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม หรือจัดกำหนดการงานย่อยที่มีความสำคัญน้อยกว่าบางอย่างใหม่

 

3. คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากแผนภูมิแกนต์ให้ภาพรวมของโครงการทั้งหมดและกำหนดการของโครงการ คุณจึงสามารถทราบได้ว่าทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน ดังนั้นคุณจะสามารถจัดสรรโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและขจัดเวลาและเงินที่สูญเปล่าไปโดยเปล่าประโยชน์

 

4. ความโปร่งใสในการสื่อสาร

แผนภูมิประเภทนี้ช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม ตลอดจนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้ารายอื่นๆ ได้อย่างมาก เนื่องจากทุกคนสามารถรับรู้ได้ง่ายและเห็นว่าต้องทำอะไร และจะส่งผลต่องานของทุกคนอย่างไร ตลอดจนถึงปัจจุบัน สถานะของโครงการคือ

 

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดส่วนหนึ่งที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการ โดยช่วยให้ทั้งผู้จัดการและพนักงานสามารถรักษาระดับองค์กรในระดับสูงได้ แต่ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนใจเสมอว่าแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญเพียงใด และการกระทำของแต่ละรายการมีความสำคัญอย่างไร การสร้างโฟลว์ที่ดีบนแผนภูมิแกนต์นั้นง่ายมากสำหรับโปรเจ็กต์ธรรมดาๆ แต่อาจเป็นรูปแบบศิลปะที่แท้จริงในการลงทุนที่ซับซ้อนมากขึ้น และทั้งหมดนั้นจะขึ้นอยู่กับว่าใส่ความคิดลงไปมากเพียงใดในตอนแรก

 

 

Bitrix24 Project Management

(Source : Bitrix24)