e-Tax Invoice เรื่องต้องรู้ในธุรกิจยุค e-Business
- กรกฎาคม 17, 2019
- Posted by: Parwinee Piyapongpaisarn
- Category: Articles-TH
เมื่อเอกสารสำคัญในการทำบัญชีอย่าง “ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)” หนึ่งในเอกสารในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในแต่ละเดือนเพื่อยื่นแบบแสดงรายการ ภ.พ. 30 และหลักฐานประกอบการบันทึกรายการบัญชีของกิจการ เมื่อใบกำกับภาษีจะเปลี่ยนแปลงรูปแบบเป็น “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” หรือ e-Tax Invoice” เจ้าของธุรกิจต้องรู้และเตรียมพร้อมอย่างไรบ้าง
รู้จัก “e-Tax Invoice”
“e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือใบกํากับภาษีที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หากดูจากจุดที่แตกต่างคือ e-Tax Invoice จะมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล
ข้อดีของ e-Tax Invoice
- เจ้าของธุรกิจจะลดภาระในการจัดเตรียมเอกสารเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะเมื่อกรมสรรพากรได้รับข้อมูลภาษีซื้อ-ภาษีขายทางอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วนแล้ว ระบบจะจัดทำรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายได้โดยอัตโนมัติ (Electronic VAT Report)
- ลดต้นทุนในการจัดทำเอกสารใบกำกับภาษีและใบรับจากกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- สะดวก ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
ขั้นตอนการใช้ e-Tax Invoice
1.เช็กคุณสมบัติว่ามีสิทธิ์ใช้ “e-Tax Invoice”
? บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด มีทุนจดทะเบียนและชำระแล้วตั้งแต่ 10 ล้านบาทขึ้นไป ….. ล่าสุด ระเบียบกรมสรรพากร ว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2560 ได้ยกเลิกระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทำดังกล่าว ฯ พ.ศ.2555 ฉบับเดิม โดยมีการปรับปรุงเงื่อนการจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลสามารถยื่นคำขอจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ จากเดิมต้องเป็นบริษัทจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนตั้งแต่ 10 ล้านบาท เป็น ผู้ยื่นคำขอดังกล่าวมีทุนจดทะเบียนเท่าใดก็ได้
? มีความมั่นคงและความน่าเชื่อถือในการประกอบการ เช่น มีประวัติการเสียภาษีที่ดี ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษี ไม่มีประวัติการใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือมีทรัพย์สินสุทธิมากกว่าหนี้สินสุทธิ
? มีการจัดทำบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด
? มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำและส่งให้แก่ผู้รับมีข้อความถูกต้องครบถ้วนเช่นเดียวกับขณะที่สร้าง ส่งและรับโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และสามารถแสดงข้อความได้ในภายหลังโดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง รวมทั้งต้องมีระบบงานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยไร้ร่องรอยหรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการในเอกสารที่ออกระหว่างทาง
2.ยื่นคำขอ
เมื่อเช็กคุณสมบัติแล้วว่าครบถ้วนก็สามารถยื่นคำขอและเอกสารดังต่อไปนี้
1.ยื่นคำขอทางอินเทอร์เน็ต : ยื่นคำขอ แบบ บอ.01 ผ่านทางเว็ปไซต์กรมสรรพากร
2.ส่งเอกสาร : ดังต่อไปนี้ไปที่สำนักบริหารการเสียภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ยื่นคำขอ
• แบบคำขอจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (บ.อ.01)
• หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันส่งเอกสาร
• สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มีอำนาจกระทำการแทนบริษัทหรือหน่วยงานของรัฐ
• หนังสือมอบอำนาจ พร้อมทั้งสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ (กรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นจัดส่งเอกสาร)
• แผนผังการทำงานรวมของระบบงานทั้งหมด (System Flowchart) และคำอธิบายระบบงาน ระบบรักษาความปลอดภัย และวิธีการเรียกพิมพ์
• กรณียื่นคำขอเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการขายสินค้าหรือให้บริการบางส่วน ให้ส่งแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ของการขายสินค้าหรือให้บริการนั้น
การออก “e-Tax Invoice”
เมื่อได้รับสิทธิ์ใช้ e-Tax Invoice เรียบร้อยแล้วให้ดำเนินการดังนี้
- จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเตรียมข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบโครงสร้าง XML File ตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับนำส่งกรมสรรพากร
- นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยช่องทางการนำส่ง ได้แก่ Host to Host หรือ Service Provider หรือ Upload XML ทั้งนี้วิธีการเลือกช่องทางนำส่งขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการและความพร้อมทางเทคโนโลยีของผู้ประกอบการแต่ละราย
- ติดตามและตรวจสอบผลการนำส่งข้อมูล ที่ระบบ Tracking
- เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องปลอดภัยตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
การเริ่มต้นใช้งาน
ระบบ e-Tax Invoice ระบบใหม่เริ่มใช้งานใช้งานตั้งแต่เดือนมิถุนายนที่ผ่าน หลังเปิดให้ใช้งานไประยะหนึ่งจะเริ่มกำหนดให้ผู้ประกอบการแต่ละขนาดต้องเข้าใช้ระบบทุกราย โดยเริ่มจากผู้ประกอบการขนาดใหญ่และขนาดกลางเป็นลำดับแรก สำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กจะกำหนดให้ต้องเข้าใช้ระบบทุกรายเป็นลำดับต่อไป ซึ่งคาดว่าจะเสร็จสิ้นภายในปี พ.ศ. 2564 ที่จะถึงนี้
ขนาดผู้ประกอบการ
ขนาดใหญ่
กลาง
เล็ก
ไมโคร
รายได้
มากกว่า 500 ล้านบาท
มากกว่า 30 ล้านแต่ไม่เกิน 500 ล้านบาท
มากกว่า 1.8 ล้านแต่ไม่เกิน 30 ล้านบาท
น้อยกว่า 1.8 ล้านบาท
เริ่มเข้าระบบ e-Tax invoice
ภายใน 31 ธันวาคม 2560
ภายใน 31 ธันวาคม 2560
ภายใน 31 ธันวาคม 2562
ภายใน 31 ธันวาคม 2564
จะเห็นได้ว่า การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ยังคงใช้รูปแบบเดิมเพียงแต่เปลี่ยนรูปแบบจากส่งมอบ “กระดาษ“ เป็น “ข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์” แม้ช่วงแรกจะต้องเรียนรู้และปรับตัวบ้าง แต่ในอนาคตวิธีนี้จะเพิ่มความสะดวกสบาย ประหยัดเวลาและทรัพยากร สอดคล้องกับนโยบาย National e-Paymen ในยุค Thailand 4.0 อย่างแน่นอน
ข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติม ดูได้ที่ เว็บกรมสรรพากร
(Source : กองบรรณาธิการ www.dharmniti.co.th)