แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับแผนภูมิแกนต์ที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการ
- มกราคม 19, 2022
- Posted by: Siriluck Sukitphittayanon
- Category: Articles-TH
แผนภูมิ Gantt เป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมที่ใช้ในการจัดการโครงการสำหรับแสดงกิจกรรมต่างๆ และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนซึ่งแสดงเทียบกับเวลาที่วางแผนไว้เพื่อให้เสร็จสิ้น รวมถึงเวลาที่แน่นอนของระยะเวลาจริง แผนภูมิ Gantt ใช้วิธีการแบบเห็นภาพเพื่อแสดงงานที่กำลังจะมาถึงอย่างชัดเจน รวมถึงเวลาที่จัดสรรสำหรับการพัฒนาและขั้นตอนถัดไปที่วางแผนไว้ ซึ่งแตกต่างจากวิธีอื่นๆ
เช่นเดียวกับแผนภูมิอื่นๆ กิจกรรมจะแสดงลิสต์ทางด้านซ้าย ขณะที่มาตราส่วนเวลาจะอยู่ด้านบนสุด แถบแนวนอนถูกใช้เพื่อแสดงทุกงาน (พร้อมข้อมูลเพิ่มเติม เช่น บุคคลที่ได้รับมอบหมาย) วันที่เริ่มต้นที่แน่นอนที่เกี่ยวข้องกับงานอื่นๆ ระยะเวลา รวมถึงวันที่สิ้นสุดที่คาดการณ์ไว้ ทำให้ทุกคนเข้าใจข้อมูลเชิงลึกชัดเจนและเห็นความคืบหน้าโดยรวม นอกจากนี้ยังสามารถอธิบายถึงการพึ่งพาระหว่างกันได้ ซึ่งเป็นงานที่ต้องดำเนินการต่อ
แผนภูมิและเครื่องมือการจัดการที่ทันสมัยส่วนใหญ่ใช้แนวตั้งที่แสดงเวลาปัจจุบันที่แน่นอน โดยสัมพันธ์กับองค์ประกอบย่อยทั้งหมด โดยแสดงเปอร์เซ็นต์ของความสมบูรณ์ของงานแต่ละอย่างในเวลาที่กำหนดได้อย่างแม่นยำ
แผนภูมิ Gantt แรกได้รับการพัฒนาในปี 1896 โดย Karol Adamiecki และมันถูกเรียกว่าฮาร์โมโนแกรม ส่วนแผนภูมิ Gantt ซึ่งเป็นที่รู้จักกันอย่างกว้างขวางในปัจจุบันถูกประดิษฐ์ขึ้นในช่วงระหว่างปี 1910 และ 1915 โดย Henry Gantt ซึ่งได้รับการตั้งชื่อตามชื่อนี้ ปัจจุบันมีการใช้แผนภูมิ Gantt เวอร์ชันที่ซับซ้อนมากขึ้น พร้อมการติดตามอัตโนมัติและเครื่องมือการจัดการอื่นๆ
ปัญหาหลักในการบริหารโครงการ
ตามปกติแล้ว เช่นเดียวกับเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ แผนภูมิแกนต์ก็มีข้อบกพร่อง แต่ข้อบกพร่องส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดของมนุษย์ (human errors) ส่วนใหญ่เกิดขึ้นเมื่อผู้คนใช้แผนภูมิในทางที่ไม่เหมาะสม
ข้อเสียโดยทั่วไปมักเกี่ยวข้องกับโครงสร้างการทำงาน เริ่มแรกโครงการต้องแบ่งออกเป็นแต่ละขั้นตอนและขั้นตอนย่อย หากไม่ดำเนินการอย่างถูกต้องจะสร้างแผนภูมิที่ไม่ดี ซึ่งองค์ประกอบต่างๆ ขาดหายไปหรือเหตุการณ์สำคัญบางอย่างถูกรวมเข้าด้วยกันทั้งที่ควรแยกจากกัน
โครงการที่ใหญ่กว่าอาจทำให้เกิดความสับสนในการดูแผนภูมิได้ สิ่งเหล่านี้สูญเสียฟังก์ชันการทำงานดั้งเดิมที่ดีไปและสามารถวิเคราะห์ได้ยาก
ทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการกำกับดูแลเวิร์กโฟลว์โดยรวมที่ดีและมีคำอธิบายที่ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนควรดำเนินการอย่างไร โปรเจคเมเนเจอร์ที่ดีจะพบวิธีใช้แผนภูมิประเภทนี้ให้เต็มศักยภาพ ขณะเดียวกันก็สามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เรากล่าวถึงที่นี่
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการใช้แผนภูมิแกนต์ให้เต็มที่
แล้วเราจะออกแบบแผนภูมิ Gantt ที่สมบูรณ์แบบได้อย่างไร เราได้เตรียมคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละโครงการจะเสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสม โดยมีความคลาดเคลื่อนจากแผนเดิมน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
1. ทำเครื่องหมายวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการทั้งหมด
ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดของทุกโครงการคือการกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดอย่างชัดเจน จริงๆ เราไม่จำเป็นต้องเน้นย้ำถึงความสำคัญของขั้นตอนนี้ด้วยซ้ำ ซึ่งจำเป็นต้องแบ่งช่วงเวลาเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ดี
2. แบ่งโครงการเป็นงานเล็กๆ ที่ง่ายต่อการติดตาม
ในการสร้างแผนภูมิแกนต์ที่ดี คุณจำเป็นต้องรู้กระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ต้นจนจบ ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อสำรวจขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดและเริ่มจดบันทึก ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างแผนภูมิเสียด้วยซ้ำ
เริ่มจากส่วนที่สำคัญที่สุดแล้วค่อย ๆ ลงลึกไปในแต่ละรายละเอียด ลองนึกถึงวิธีการทำงานทั้งหมดนั้นในกรอบเวลาเดิมและดำเนินการให้เสร็จสิ้นด้วยจำนวนทรัพยากรบุคคลที่คุณมีอยู่
3. จัดกลุ่มงานหรือทำงานกับงานย่อย
ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของแผนภูมิ Gantt คือเป็นภาพรวมที่แสดงถึงโครงการทั้งหมด ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดกลุ่มงานต่างๆ เข้าด้วยกันภายใต้หัวข้อเฉพาะ สิ่งนี้จะแสดงให้ทุกคนเห็นว่าต้องทำอะไรและเวลาใดด้วยการดูแผนภูมิเพียงครั้งเดียว คุณยังสามารถสร้างงานย่อยซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อคุณทำงานในโครงการขนาดใหญ่
4. เห็นภาพด้วยสีที่ต่างกัน
การแสดงภาพอาจมีประสิทธิภาพมากและอาจเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของแผนภูมิ Gantt โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากผู้คนมักจะรับรู้สิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้นเมื่อนำเสนอด้วยสีที่ต่างกัน
คุณควรใช้สิ่งเหล่านี้สำหรับเหตุการณ์สำคัญต่างๆ เพื่อให้ทุกคนมีภาพที่ชัดเจนว่าต้องทำอะไรและเมื่อใด (เช็คให้แน่ใจว่าคุณทำเครื่องหมายงานที่เกี่ยวข้องกันด้วยสีเดียวกัน) ทุกคนจะสามารถค้นหางานของตนได้ง่ายขึ้นเพียงแค่มองหาสีของตน
5. กำหนดการอ้างอิง
การกำหนดอ้างอิงระหว่างองค์ประกอบต่างๆ มีความสำคัญมาก เนื่องจากจะแสดงความสำคัญของแต่ละขั้นตอนและผลกระทบต่อองค์ประกอบอื่นๆ ในแผนภูมิ สิ่งนี้ไม่เพียงทำหน้าที่เป็นปัจจัยกระตุ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดโอกาสที่ข้อผิดพลาดจะเกิดขึ้นอีกด้วย
การอ้างอิงมักจะแสดงด้วยลูกศร แสดงให้เห็นภาพและกำหนดลำดับเหตุการณ์ ดังนั้นทุกคนจะทราบลำดับความสำคัญ ด้วยวิธีนี้คุณจะลดโอกาสที่ผู้คนจะทำงานที่สำคัญน้อยกว่าก่อนและละเลยงานหลัก ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกโครงการจะได้รับการปรับปรุงอย่างสมบูรณ์แบบ
อะไรทำให้แผนภูมิแกนต์เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยม
แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีแก้ปัญหาการจัดการโครงการต่างๆ ที่ยอดเยี่ยม ดังนั้นลองดูเหตุผลสำคัญว่าทำไมคุณจึงควรใช้แผนภูมินี้เพื่อปรับปรุงความพยายามในการจัดการโครงการของคุณ
1. คุณสามารถเห็นภาพที่ใหญ่ขึ้น
แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณเห็นขอบเขตโดยรวมของทุกโครงการ เนื่องจากกิจกรรมและงานทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียว คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและดูว่าต้องใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น คุณยังสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับภาระงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนของคุณ และรู้ว่าทุกคนต้องทำอะไรและเวลาใด
2. คุณสามารถค้นหาและกำจัดคอขวดในการจัดการโครงการของคุณได้
เนื่องจากคุณสามารถเห็นการพึ่งพาและฝ่ายที่รับผิดชอบได้อย่างชัดเจน คุณจะสามารถระบุและกำจัดปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ทันทีก่อนที่จะสายเกินไป โดยทั่วไปแล้ว แผนภูมิ Gantt จะทำการรายงานทั้งหมดให้คุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถหาจุดคอขวดบนแผนภูมิและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานทับซ้อนกันมากเกินไป? ขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม หรือจัดตารางงานย่อยที่สำคัญน้อยกว่าบางรายการใหม่
3. คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากแผนภูมิ Gantt จะแสดงภาพรวมของโครงการทั้งหมดและกำหนดการ คุณจึงสามารถทราบได้ว่าทรัพยากรใดที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน ดังนั้นคุณจะสามารถจัดสรรทรัพยากรเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดเวลาและเงินที่สูญเปล่า
4. ความโปร่งใสในการสื่อสาร
แผนภูมิประเภทนี้ช่วยเพิ่มการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม ตลอดจนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้ารายอื่นๆ เป็นอย่างมาก เนื่องจากทุกคนสามารถติดตามข่าวสารได้อย่างง่ายดายและดูว่าพวกเขาต้องทำอะไร และจะส่งผลต่องานของคนอื่นๆ อย่างไร รวมถึงสถานะปัจจุบันของโครงการ
แผนภูมิ Gantt เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดบางส่วนที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการอย่างแท้จริง ซึ่งช่วยให้ทั้งผู้จัดการและพนักงานรักษาระดับองค์กรในระดับสูงได้ แต่ยังเป็นเครื่องเตือนใจอย่างต่อเนื่องว่าแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญเพียงใด และการดำเนินการของแต่ละคนมีความสำคัญอย่างไร
การสร้างโฟลว์ที่ดีในแผนภูมิ Gantt เป็นเรื่องง่ายมากสำหรับโครงการง่ายๆ แต่สามารถเป็นรูปแบบศิลปะที่แท้จริงในกิจการที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ และทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับความคิดมากน้อยที่ใส่ลงไปในนั้นในตอนแรก